Hilfreiche Hinweise zur erfolgreichen Datenlieferung der Versandadressen

Ein sehr wichtiger und oft übersehener Aspekt ist es, dass die Adressdaten für den Versand Ihrer Zeitschriften richtig formatiert sind und alle wichtigen Informationen und Zusätze enthalten.

Nachfolgend eine Empfehlung des Datenlayouts:
(Diese Hinweise beziehen sich vor allem auf den Versand Ihrer Magazine mit der Englischen Post - Royal Mail)

Die Adresszeilen B bis G sind flexibel und können beliebige Informationen enthalten. Falls ein Postcode vorhanden ist, sollte dieser in der Zeile H stehen. Falls es sich um einen Überseeversand handelt, kann die Länderbezeichnung in Zeile G erscheinen. Falls die Adresse aus mehr als 8 Zeilen besteht, ist es kein Problem für uns, mehrere Zeilen zu verarbeiten (einzige Beschränkung bei Cheshire-Etiketten aus Platzgründen). Bitte achten Sie beim Postcode darauf, dass dieser immer in einem separeten Feld steht. Es erleichtert uns die Arbeit, wenn Sie jedesmal die Daten in der gleichen Formatierung liefern.

Land und Stadt sollten in separaten Feldern erscheinen. Falls dies nicht eingehalten wird, kommt es zu Komplikationen bei der "Presstream"-Sortierung.

Wir bitten unsere Kunden die Adressdaten für jede Ausgabe immer in der gleichen Formatierung anzuliefern, wenn nicht vorher anders mit uns vereinbart. Ansonsten kann uns ein Mehraufwand entstehen, für den wir Ihnen die Extrakosten in Rechnung stellen müssen.

Innerhalb eines Auftrags sollten immer die selben Datenformate und Layouts verwendet werden. Zum Beispiel: Wenn Datei 1 ein ASCII-Text mit 10 Feldern ist und im Feld 4 die der Firmenname steht, dann sollten alle anderen Dateien für diesen Auftrag auch ASCII-Texte mit 10 Feldern sein, mit dem Firmenname im Feld 4.

Vorsicht ist vor allem geboten, wenn die Daten von verschiedenen externen Quellen bezogen werden. Bitte achten Sie auf ein einheitliches Format. Für das Umformatieren Ihrer Daten müssen wir leider eine Gebühr berechnen.

Wir können Daten in den folgenden Formaten verarbeiten:

— CSV (Charakter Seperated Value)
— CDT (Comma Delimited Text)
— oder abgetrennt durch irgendein anderes Sonderzeichen, wie Backslash (\), Raute (#) oder Tabulator
— oder als Exell-Tabelle, Lotus 123-Tabelle, Access-Datenbank oder ähnliche Formate

Es wäre hilfreich, wenn Sie nicht nur auf Ihrer Bestellung, sondern ebenfalls mit den Mailingdaten die Anzahl der Exemplare bestätigen, damit wir einen Vergleich vornehmen können. Bei Unsicherheiten kontaktieren wir Sie nochmal.

Die Daten sollten spätestens 3 Arbeitstage vor dem Auslieferungstag Ihres Auftrags eingegangen sein. Wenn Änderungen der Daten nach dem Auslieferungstag nötig sind, kann sich der Versandprozess verzögern und es können Extrakosten anfallen.

Bitte vergessen Sie nicht, dass auch Extrainformationen wie Beileger und deren Gewicht in den Versanddaten enthalten sein müssen, um eine reibungslose Postsortierung zu gewährleisten.

Kunden die Ihre Daten per E-Mail senden möchten, sollten ihren Sachbearbeiter bei Headley Brothers darüber in Kenntnis setzen. Ansonsten kann es zu ungewollten Verzögerungen kommen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Sachbearbeiter oder an unsere Verkaufsabteilung.